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3 astuces pour classer vos documents comptables.


Dès sa création, l’entreprise détient un certain nombre de responsabilités, notamment l’émission de documents comptables. Ces pièces comptables sont essentielles et permettent de garder une trace de toutes les opérations effectuées.

A la différence des autres entreprises, les autoentrepreneurs et les microentreprises ont des obligations plus simplifiées pour la gestion de leurs documents.


  1. Rassembler et organiser les pièces comptables.

 

En tant qu’entrepreneur sérieux et dévoué, vous vous devez d’acquérir une certaine rigueur quant à la gestion de la comptabilité de votre entreprise. Pour se faire, il vous faut dans un premier temps rassembler tous les justificatifs faisant l’objet d’un enregistrement comptable.

Comme justificatifs nous entendons tous documents relatifs :

-       Aux clients et fournisseurs (Factures « achats » &, « ventes »)

-       Au personnel de l’entreprise (Bulletins de paies, bordereaux des charges sociales…)

-       A l’administration fiscale (T.V.A. et autres taxes sur les sociétés)

-       A la banque (Relevés des opérations bancaires…)

Ces documents doivent être numérotés afin de les retrouver plus aisément.

 

  1. Choisir le format d’enregistrement et le lieu de stockage.

 

Après avoir rassemblé les pièces comptables il vous faut désormais les enregistrer en format « papier » ou « numérisé » selon vos envies. Toutefois il est à noter que :

-       Les documents papiers doivent être disposés dans des classeurs prévus à cet effet, avec annotations spécifiques telles que ACHAT, BANQUE etc.

Afin d’éviter toute dégradation du papier, il est toutefois recommandé d’archiver ces pièces comptables dans un lieu « sein » sans humidité.

-       Les documents numériques doivent quant à eux être enregistrés sur des disques durs externes, et dont le contenu restera confidentiel pour certains.

 

  1. Organiser et classer.


Un dernier point et vous serez incollable !

Si vous avez suivi les étapes précédentes, votre classement final vous permettra de retrouver tous les justificatifs demandés assez rapidement et ce, à l’aide du numéro que vous avez attribué dans l’étape 1.

De manière générale, les classements par ordre chronologique sont les plus efficaces et pertinents pour la classification des factures « clients ». En revanche pour les fournisseurs, opter pour une classification par ordre alphabétique est plus judicieuse.

Vous restez maître de votre comptabilité et êtes à même de choisir le mode de classement qui vous convient. A vous de jouer !



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